採用が活発になるほど、個人情報・評価情報・コミュニケーション履歴が増えます。
ルールがないと、次のような問題が起きます。
情報の持ち出し・共有範囲の逸脱
同意の取り方が曖昧で、問い合わせ時に説明できない
評価情報の保存/削除のルールがない
外部委託時の取り扱いが不明確
そこで、最小限でもよいので データ取扱ポリシー を明文化しておきましょう。
まず結論：禁止事項より「誰が・どこで・いつまで・どう扱うか」を手順化する
コンプラは「やってはいけない」だけだと運用に落ちません。
現場で守れる形にするには、次の4点を“手順”として決めるのが近道です。
誰が見られるか（役割別のアクセス権限）
どこに置くか（ATS/指定フォルダなど保管場所の統一）
いつまで保存するか（保存期間・削除ルール）
外部共有時にどうするか（申請/承認ルート・共有範囲）
ポリシーに入れるべき項目（最小セット）
対象データ：応募情報、職務経歴、評価、連絡履歴、推薦理由など
利用目的：採用選考・連絡・統計/改善の範囲
アクセス権限：誰が見られるか（役割別）
保存期間：いつまで保存し、いつ削除するか
外部委託：共有範囲、再委託、保管場所
本人対応：開示/削除等の問い合わせ窓口と手順
契約面の前提と揃える場合は、こちらも参照：
`記事14_SOWと契約雛形_BE-02`
運用に落とすコツ（“禁止”より“手順”）
ルールは「禁止事項」だけだと守られません。
次のように、手順として落とすと運用できます。
候補者情報の共有はATS/指定フォルダのみ
面接評価の記載はテンプレに統一
外部共有が必要な場合の申請/承認ルートを決める
業務フロー（承認）に落とすなら：
データ管理/同意・記録ポリシー（テンプレート）
採用データの取扱い（同意/アクセス/保存/委託/本人対応）を最低限揃えるための雛形です。
DLリンク：https://docs.google.com/document/d/1-QBLR7hPdTFVdQJ-25X4Hf9ZeCqsHUgUb7uyTHjEaOk/edit?usp=drive_link
次の一手
品質ゲート（レビュー）を置く：`記事24_品質レビュー_チェックリストQG_BE-14`
レポートで運用を回す：`記事18_週次・月次レポートテンプレ_BE-06`
セルフ診断（詰まりの特定）／相談（必要な方のみ）
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