採用が活発になるほど、個人情報・評価情報・コミュニケーション履歴が増えます。
ルールがないと、次のような問題が起きます。

  • 情報の持ち出し・共有範囲の逸脱
  • 同意の取り方が曖昧で、問い合わせ時に説明できない
  • 評価情報の保存/削除のルールがない
  • 外部委託時の取り扱いが不明確

そこで、最小限でもよいので データ取扱ポリシー を明文化しておきましょう。

まず結論：禁止事項より「誰が・どこで・いつまで・どう扱うか」を手順化する

コンプラは「やってはいけない」だけだと運用に落ちません。
現場で守れる形にするには、次の4点を“手順”として決めるのが近道です。

  • 誰が見られるか（役割別のアクセス権限）
  • どこに置くか（ATS/指定フォルダなど保管場所の統一）
  • いつまで保存するか（保存期間・削除ルール）
  • 外部共有時にどうするか（申請/承認ルート・共有範囲）

ポリシーに入れるべき項目（最小セット）

  • 対象データ：応募情報、職務経歴、評価、連絡履歴、推薦理由など
  • 利用目的：採用選考・連絡・統計/改善の範囲
  • アクセス権限：誰が見られるか（役割別）
  • 保存期間：いつまで保存し、いつ削除するか
  • 外部委託：共有範囲、再委託、保管場所
  • 本人対応：開示/削除等の問い合わせ窓口と手順

契約面の前提と揃える場合は、こちらも参照：

  • `記事14_SOWと契約雛形_BE-02`

運用に落とすコツ（“禁止”より“手順”）

ルールは「禁止事項」だけだと守られません。
次のように、手順として落とすと運用できます。

  • 候補者情報の共有はATS/指定フォルダのみ
  • 面接評価の記載はテンプレに統一
  • 外部共有が必要な場合の申請/承認ルートを決める

業務フロー（承認）に落とすなら：

データ管理/同意・記録ポリシー（テンプレート）

採用データの取扱い（同意/アクセス/保存/委託/本人対応）を最低限揃えるための雛形です。

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